Buchungsanfragen und Angebotserstellung

Als Künstler oder Musiker hat man in erster Line ein Ziel: Man möchte auftreten.

Doch wie handhabe ich es am Sinnvollsten mit den Buchungsanfragen?

In der Regel läuft eine Anfrage immer gleich ab:

  1. Der Kunde fragt für einen Termin an und möchte gern ein Angebot
  2. Man schaut in den Kalender und bei Verfügbarkeit erstellt man ein Angebot, andernfalls erteilt man dem Anfragenden eine Absage
  3. Der Kunde meldet sich im Idealfall zurück und erteilt den Auftrag bzw. eine Absage

Es gibt aber auch Fälle in denen man nicht selten vom Kunden gar nichts mehr hört. Nicht einmal mehr, wenn man mal nachfasst ob das abgegebene Angebot noch akut ist. Wir behandeln daher nur die Angebote auf die ein Kunde auch reagiert hat.

Manche von euch geben dem Kunden eine gewisse Bedenkzeit oder reservieren auch gerne mal einen Termin bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt, bevor sie diesen wieder für andere Anfragen freigeben.

Das mag bei einer geringen Auslastung noch sinnvoll sein. Spätestens aber, wenn mehr als eine Anfrage für den selben Termin hereinkommt, steht man vor der Situation, diese unter „einem Hut“ zu bekommen.

Sicher könnte man den Kunden, der als Zweites anfragt die Möglichkeit geben zu sagen: „Kein Problem, sobald ich weiß ob der andere Kunde den Termin nicht will, können wir gern weiter reden“ oder man kann alternativ auch eben beim 1. Kunden nochmal nachfassen wie weit er mit seiner Entscheidung ist.

In beiden Fällen läuft man ggf. Gefahr, dass einer der beiden Kunden, im Schlimmsten Fall sogar beide Kunden, sich für was Anderes bzw. dagegen entscheiden und somit der Termin dann leer bleibt. Sprich Kunde 2 springt ab, weil er nicht warten will und Kunde 1 sagt ab nachdem seine Reservierung abgelaufen ist.

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass man eine Kundenanfrage generell nicht mehr reservieren sollte. Ein bisschen egoistisch ist es schon, aber letztendlich lebt man ja nicht von Anfragen, sondern von konkreten Buchungen.

Ich biete ja auch nun mal etwas an was man nicht an jeder Ecke bekommen kann. Wenn die Zeitung an der Tanke vergriffen ist, bekomme ich die halt alternativ am Kiosk mit selben Inhalt. Gleiches gilt bei einer Veranstaltung auch für den Blumenlieferanten oder dem Partyservice, die ebenfalls ggf. mehrere Veranstaltungen am gleichen Abend betreuen können. Ich wiederum kann meine Leistung nur einmal je Zeitpunkt an einem Ort erbringen und nicht gleichzeitig an mehreren Orten. Wieso sollte ich also Termine reservieren, wenn ich eh nur ein begrenztes Kontingent pro Tag habe?

Das Ziel hierbei ist es also einfach eine hohe Terminauslastung bei möglichst wenig Buchungsaufwand zu realisieren. Denn wenn ich nichts reserviere kann ich auch dem Kurzentschlossenen eine unmittelbare Buchungszusage erteilen. Wer erst noch lange Bedenkzeit benötigt oder gar erst noch andere um Entscheidungsgewalt bitte muss hat somit zwar ggf. das Nachsehen, aber ich habe einen festen Termin und sitze am Ende nicht zu Hause rum. Und sind wir mal ehrlich: Warum sollte ich noch überlegen, wenn Preis und Leistung mich bereits überzeugt haben?

Auch gebe ich auf „Blindanfragen“ die durch googeln und anschreiben der 10 -15 ersten Treffer mit Copy-Paste-Texten gesendet wurden keine konkreten Angebote mehr ab, sondern benenne nur Verfügbarkeiten oder erteile Absagen. Hat der Kunde tatsächlich Interesse und mein „Produkt“ auf der Homepage ausführlich begutachtet und für interessant befunden, bitte ich um telefonische Kontaktaufnahme um Detailfragen zu klären.

Hierbei lässt sich mit ein wenig Übung sehr schnell ausmachen ob man es mit einem richtigen Interessenten zu tun hat der konkret buchen will oder Jemanden am Hörer hat der sich erstmal nur vorab grob informieren will. Letzterer bekommt von mir auch keine konkrete Preiszusage, denn ich weiß ja noch gar nicht, genauso wie er selbst, was er denn nun letztendlich buchen will.

Da wir kein alltägliches Produkt anbieten, kann man in der Regel auch nicht sagen wieviel die Dienstleistung am Ende kosten wird. 1 Tageszeitung kostet halt so viel wie 1 Tageszeitung aktuell kostet. Aber man kann nicht sagen wieviel die Zeitung nächstes Jahr kosten wird.

Bei mir hängt der Endpreis immer von den Zusatzleistungen und Spesen ab. Habe ich noch nicht die Info des Gesamtaufwandes, kann ich auch nicht sinnvoll kalkulieren. Der Autovergleich ist hier wieder sehr schön: Unterschiedliche Ausstattungspakete verändern auch den Preis. Erst wenn alle Karten auf dem Tisch liegen kann ich vernünftig rechnen.

Die anfragenden Kunden unterscheiden sich auch voneinander. Hier mal die häufigsten Kundenanfragen nach Charakteristiken sortiert:

Der Sucher

Er informiert sich erst einmal grob über alle Möglichkeiten, weiß aber auch noch gar nicht was er will. Hat in der Regel auch noch nicht einmal eine eigene Budgetvorstellung.

Der Schnäppchenjäger

Holt sich meist mehrere Angebote rein und entscheidet sich dann für das Angebot mit dem günstigsten Preis. Qualität spielt hier auch eher eine untergeordnete Rolle.

Die Vorhut

Wurde beauftragt erstmal nach einer passenden Unterhaltung zu suchen und ist selbst eigentlich bereit sofort den Termin fest zu machen, muss aber erst noch die Erlaubnis Anderer einholen.

Der Entscheider

Er meldet sich weil er schon weiß was er will und weiß das er das was er sucht auch bei mir bekommt und bucht daher prompt, sofern ich verfügbar bin.

Letzterer ist sicher der beste Kunde und gleichzeitig auch der Pflegeleichteste. Hingegen der Sucher und die Vorhut schon schwieriger sind. Der Sucher wird wahrscheinlich noch keinen konkreten Termin benennen können, da er sich noch in der Informationsphase befindet. Daher ist es auch nicht ratsam hier schon konkrete Angebote zu erstellen. Hier reicht sicherlich eine grobe Preisübersicht. Die Vorhut könnte zwar relativ flott buchen, darf es aber selbst nicht entscheiden. Ein konkretes Angebot ist hier immer angebracht, denn Detailfragen weiß auch die Vorhut in der Regel zu beantworten. Somit wäre es hier zwar dann auch möglich eine Terminreservierung bis zu einem gewissen Zeitpunkt zu vereinbaren, aber spätestens, wenn die 2. Vorhut anfragt wird es wieder problematisch. Den Schnäppchenjäger kann man in der Regel sowieso außen vorlassen. Weder eine Angebotsabgabe noch eine Terminreservierung machen da Sinn. Wer möchte schon gern irgendwo auftreten wo man weiß, dass es nicht um den Inhalt bzw. die Qualität ging, sondern nur um das vermeintliche Schnäppchen?

Es soll auch Kollegen geben die erst einmal jede Anfrage annehmen und sogar alle Anfragen fest einbuchen, aber letztendlich nur die Anfrage dann auch tatsächlich bedient, die am lukrativsten ist. Den anderen Kunden erteilt man kurzfristig eine Absage. Meist mit dem Vorwand man wäre ja krank oder Ähnliches. Wie ich finde ein absolutes No-Go! Wenn aber der Schnäppchenjäger an eben diesen Kollegen gerät habe ich dann aber auch kein Mitleid mit diesem Kunden.

Auch bei mir hat im Nachhinein auf Grund dessen schon mal der eine oder andere Schnäppchenjäger angerufen weil sein Schnäppchen kurzfristig abgesagt hat. Sofern ich dann noch verfügbar bin helfe ich natürlich gerne aus. Aber nur ohne Zugeständnisse zum vollen Preis.

Fazit: Ich habe sicher nicht die Patentlösung für jedermann mit meiner Buchungs-Philosophie aber ich fahre gut damit und meine Auslastung gibt mir letztendlich auch Recht. Man sollte auch mal nein sagen, selbst wenn der Termin noch frei ist. Erstens kann ggf. noch eine gute Anfrage reinkommen und zweiten kann man sich bei einer hohen Auslastung und fairer Bezahlung auch mal einen freien Tag im Kalender erlauben.

Hat man trotz gutem Preis-Leistungs-Verhältnis dennoch einen leeren Kalender, sollte man sich generell eher über seine Marketingstrategie Gedanken machen.

Ich hoffe diese Tipps waren für dich mal wieder etwas hilfreich.

Weitere Beiträge von mir findest du auf www.mme-event.de

Marcus Magnus
Künstler in Festanstellung bei MME-Event

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